thời kỳ cho chuẩn bị âm thanh và thời gian cho tháo dỡ là một vấn đề cần được tính đến . Nếu lao động với hai nhà cung cấp khác nhau về sân khấu và âm thanh, Nhà tổ chức hãy chú ý đến giai đoạn giúp việc của hai nhà cung cấp để né xảy ra bất kỳ mâu thuẫn hay ngăn trở nào. công ty sáng tạo sàn diễn sẽ chịu trách nhiệm sắp đặt thời gian cho mọi việc liên quan tới sân khấu như âm thanh, ánh sáng và trang hoàng sân khấu .
Tìm hiểu thêm: loa hát karaoke hay nhất
vị trí dành cho phiên dịch phải là lợi ích trong ngân sách và bố trí trong phòng. Do vậy, phải tính tới nơi nào dành cho phiên dịch và chỗ đứng cần phát tai nghe, vị thế này đều có trực tiếp chuyện trong phòng hội nghị hoặc bên ngoài.
Có những đề nghị gì riêng biệt cùng những thiết bị chuyên dụng đặc thù cho việc lắp dựng và tháo dỡ các công nghệ âm thanh không? Cần phải quan tâm kỹ càng để có sự chuản bị chu đáo, không để ảnh hưởng tới thời gian chuẩn bị chung cho sự kiện.
thiết bị Ánh sáng: Cùng với âm thanh, ánh sáng trở nên rất tầm quan trọng đối với sự kiện. Nó là công cụ hăng hái và tác động có tốt nhất vào môi trường, tạo nên tâm lý môi trường cấp bách phù hợp với các hoạt động sự kiện khác nhau. Việc sáng tạo ánh sáng và bố trí hệ thống ánh sáng trong ngoài phòng họp vừa phải ứng dụng khoa học thiết bị hiện đại vừa mang tính nghệ thuật. thiết bị Ánh sáng bảo vệ, gồm hệ thống đèn với cường độ sáng thích hợp bảo vệ phòng hội nghị và khu vực sự kiện vào các đêm trong thời điểm diễn ra sự kiện. công nghệ Ánh sáng phục vụ các hoạt động chuẩn bị, giúp cho cho hoạt động sự kiện như các vận động dịch vụ, lắp dựng thiết bị , phục vụ sinh hoạt của khách tham gia và cán bộ, nhân viên công ty trong thời gian diễn ra sự kiện. công nghệ Ánh sáng phục vụ các hoạt động sự kiện, bao gồm ánh sáng trắng, ánh sáng màu, tạo phong cảnh và ánh sáng chuyển động. Để tạo được ánh sáng này cần phải có những thiết bị chuyên dụng đặc biệt như đèn chiếu, đèn tròn quay và đèn màu...
Nhà tổ chức phải có hợp đồng kỹ càng với các nhà cung thúc bách bị âm thanh ánh sáng. Những nhà cung cấp các dịch vụ chuyên biệt như sàn diễn , trang trí nội thất, kho bãi, v.v…thường bảo đảm dịch vụ trọn bọc , trong đấy có ánh sáng. Các Nhà tổ chức cần lưu ý là dù rằng bên cung ứng cung cấp dịch vụ trọn đùm song không bao giờ phù hợp hoàn toàn với yêu cầu sự kiện. Sự kiện muôn hình muôn vẻ, ánh sáng lại là một công cụ tạo bầu không khí sự kiện. Vì vậy, đề nghị nhà cung cấp phải có sáng tạo kỹ càng và công nghệ cụ thể. Những cán bộ, nhân viên đảm đương theo dõi công việc chuẩn bị này phải thường xuyên kiểm tra tiến độ.
Tìm hiểu thêm: micro karaoke không dây
Trên cơ sở quy hoạch tổng thể địa điểm tổ chức sự kiện ở ngoài trời và trong phòng, Nhà tổ chức cần nắm chắc được yêu cầu về ánh sáng tại từng vị trí cụ thể, từ đấy mà sáng tạo nên hệ thống ánh sáng thích hợp . tại trọng tâm hội nghị quốc tế , khách sạn hoặc nhà hàng về cơ bản hệ thống điện đã theo thiết kế . Do vậy, Nhà tổ chức chỉ cần bổ sung thêm. Thế nhưng , với những địa điểm tổ chức đặc thù như lều bạt, bến xe, sân bay , sân tập thể thao, v.v…đòi hỏi Nhà tổ chức phải thiết kế toàn bộ hệ thống điện, an toàn ánh sáng cho các hoạt động theo yêu cầu của sự kiện.